Wissensmanagement: Web-2.0-Technologien sind effizienter als E-Mails

Im Rahmen unserer Social-Media-Interviews sprechen wir heute mit Dirk Röhrborn, Geschäftsführer der Communardo Software GmbH. Das Unternehmen hat sich auf Social Software spezialiert und führt bei Firmen Microblogs und Wikis für eine verbeserte interne Kommunikation ein. Wir wollen wissen, welche Mehrwerte die Web-2.0-Technologien für Unternehmen bieten und welche eigene Social-Media-Strategie Communardo verfolgt. 

Herr Röhrborn, was Twitter, Facebook und Wikipedia vormachen, erhält jetzt mehr und mehr auch in Unternehmen Einzug. Was haben Firmen davon, unternehmensintern Microblogs, Social Networks und Wikis einzusetzen?

Dirk Röhrborn

Der Bedarf in Unternehmen standort- und bereichsübergreifend zu kommunizieren steigt zunehmend an, gerade auch durch Internationalisierung und Unternehmensfusionen. Die zunehmende Komplexität heutiger Technologien und Prozesse erfordert zudem ein hohes Maß an kommunikationsintensiver Projektarbeit. Web-2.0-Technologien können dabei den Mitarbeitern von Unternehmen helfen, schneller und einfacher in Kontakt zu treten und Informationen auszutauschen. Während bisherige Intranet-Technologien oft nur geschultem Redaktionspersonal vorbehalten blieben, sind aktuelle Intranet-2.0-Lösungen von allen Mitarbeitern einfach nutzbar. Sie haben sich von der reinen Informationsverteilung zur täglichen Arbeitsumgebung weiterentwickelt. Gerade Microblogs wie zum Beispiel Communote ermöglichen es über den simplen Austausch von Kurznachrichten zum Beispiel, innerhalb von Projektteams aktuelle Statusinformationen, Fragen und Problemlösungen mit geringstem Aufwand zu verbreiten. Sie sind deutlich effizienter als per E-Mail. Wikis helfen dabei, Konzepte, Lösungen und Erfahrungen ausführlich zu dokumentieren und unternehmensweit bereitzustellen. Besonders in großen Unternehmen können an Facebook oder XING angelehnte soziale Netzwerke helfen, mit Kollegen in Kontakt zu kommen, um an gemeinsamen Fragestellungen zu arbeiten.

 Wie gefragt sind Ihre Lösungen derzeit? Wo drückt der Schuh beim Kunden?

Auf der diesjährigen CeBIT waren wir wieder mit einem Stand auf der Webciety vertreten. Wir sind von den konkreten Anfragen der Unternehmensbesucher nach Enterprise 2.0 begeistert. Es wird deutlich, dass dieses Thema nun in der breiten Masse der Unternehmen angekommen ist. Im Mittelpunkt des Interesses standen Fragen wie zum Beispiel

• Wie können wir das Wissensmanagement in unserem Unternehmen voranbringen?
• Wie unterstützen wir die standortübergreifende Zusammenarbeit unserer Mitarbeiter am effektivsten?
• Wir planen einen Relaunch unseres Intranets auf Basis bewährter Enterprise-2.0-Technolgien. Auf welche Produkte sollten wir setzen?

Neben Microsoft Sharepoint und Atlassian Confluence war vor allem unser Enterprise-Microblogging-Dienst gefragt.

Ihre Anwendungen basieren auf der SharePoint-Technologie von Microsoft und auf der Enterprise-Wiki-Technologie von Atlassian. Worin besteht hier der Vorteil?

Wir realisieren Softwarelösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen auf Basis verschiedener Technologien, um unsere Kunden entsprechend ihrer spezifischen IT-Strategie bestmöglich bedienen zu können. Als Microsoft Gold Certified Partner sind wir spezialisiert auf die Realisierung von Intranet-Lösungen mit Microsoft SharePoint. Der Hauptvorteil liegt hierbei in der dokumentenzentrierten integrierten Anwendung mit den Office-Produkten von Microsoft. Über unsere Projekterfahrung sowie unsere Knowledge Management Extension ermöglichen wir unseren Kunden den Einsatz von MOSS 2007 als Intranet 2.0 Plattform inklusive Tags, Blogs und vor allem funktional angereicherte Wikis. Unsere Kunden kommen dabei speziell aus dem Bereich des Öffentlichen Dienstes und der Industrie, wie zum Beispiel K.D. Feddersen. Als Partner des Softwareanbieters Atlassian realisieren wir Intranet-Portale und Wissensmanagement-Lösungen mittels der Enterprise Wiki Plattform Confluence. Confluence bietet zu vertretbaren Lizenzkosten nicht nur eine der bewährtesten und zahlreich in großen und kleinen Firmen eingesetzte Wiki-Plattform sondern eine leistungsfähige und zudem gut erweiterbare Social Software Suite inklusive Blogs, Profilen, Suche und anderes. Confluence ist damit vor allem auch sehr gut für den Einsatz im Mittelstand geeignet. Zu unseren Kunden in diesem Bereich zählen Unternehmen wie T-Systems MMS; Zumtobel und VBH.

„Wissen ist Macht“, denkt so mancher und bleibt sprichwörtlich lieber auf seinem Know-how sitzen. Wie hoch ist heute die Akzeptanz interner Microblogging- und Wiki-Lösungen? Hilft hier der allgemeine Social-Media-Hype, indem die Nutzer bereit sind Wissen zu teilen?

Die Bereitschaft zu Weitergabe von Wissen ist insbesondere abhängig von der Unternehmenskultur beziehungsweise präziser der Führungskultur in einem Unternehmen. Die Fragen, wie Führungskräfte mit Wissen, Kritik und Informationen umgehen, ob die Weitergabe von Wissen geschätzt und gefördert wird, sind für das Verhalten der Mitarbeiter wesentlich wichtiger als die Technik. Die firmenweite Bereitstellung der richtigen Werkzeuge stellt aber trotzdem einen wichtigen Erfolgsfaktor da. Die Verbreitung von Wikipedia, Facebook & Co. im privaten Bereich fördert natürlich die Neugier und die Erwartungen der Mitarbeiter an die Unternehmens-IT, solche Werkzeuge auch sicher und stabil für das Unternehmen bereitzustellen. Wikis haben sich auf diese Weise bereits sehr verbreitet. Nach dem Erfolg von Twitter erleben wir nun ein wachsendes Interesse, Microblogging einzusetzen. Vorausschauende Unternehmen sind da bereits über das Experimentier-Stadium hinaus und nutzen Plattformen wie zum Beispiel Communote bereits für ihr Tagesgeschäft.

Apropos Social Media: Wie ist hier ihre eigene Strategie?

Die Nutzung von Social Media ist für Communardo natürlich von immenser Bedeutung. Ganz zentral sind dabei unsere Corporate Blogs, speziell der Communardo Techblog und der Human Network Competence Blog. In diesen Blogs schreiben viele unserer Softwareentwickler und Fachexperten über aktuelle Themen in den Bereichen Softwareentwicklung und Enterprise 2.0. Diese Blogs helfen dabei nicht nur unserer Außendarstellung, sondern haben insbesondere auch unseren internen Wissensaustausch beflügelt. Die Einbindung multimedialer Inhalte, wie zum Beispiel viraler Videos, Vortragsmitschnitte und Slideshare Präsentationen wird dabei immer wichtiger. Darüber hinaus nutzen wir Twitter und XING sowohl als Unternehmen als auch viele Mitarbeiter für sich ganz persönlich. Innerhalb des Unternehmens setzen wir auf eine Kombination verschiedener Technologien. Am häufigsten genutzt für die interne Ad-hoc-Kommunikation wird seit circa eineinhalb Jahren unsere eigene Microblogging Plattform Communote. Für die Speicherung und Weitergabe von Wissen und zum Beispiel auch die Verbreitung unseres Prozesshandbuches nutzen wir unser Wiki-Intranet auf Basis von Atlassian Confluence. Für den Austausch von Projektdokumenten und -plänen nutzen wir Projekträume auf Basis von Sharepoint.

Welche Erfahrungen haben Sie hier gemacht?

Communote hat sich sehr schnell im Unternehmen verbreitet und ist heute das am meisten genutzte Kommunikationswerkzeug innerhalb des Unternehmens. Der Austausch interner E-Mails ist auf diese Weise massiv zurückgegangen. Die Nutzung unseres Wiki-Intranets hat sich dadurch etwas verändert; es wird nun insbesondere dann eingesetzt, wenn umfangreichere Inhalte erarbeitet und verbreitet werden sollen. Communote dient dann wiederum als Plattform für den team-internen oder auch übergreifenden Dialog zu Wissensbausteinen im Wiki oder zu Projektdokumenten im Sharepoint und wird so zur zentralen Informationsdrehscheibe im Unternehmen.

Vielen Dank für Ihre interessanten Ausführungen!

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